Estructura (Etapas) y documentos del proceso de contratación pública

 Estructura  y documentos del proceso de contratación pública

PRECONTRACTUAL

Planeación de la Contratación:

Inicia con la elaboración del Plan Anual de Necesidades, que consiste en la preparación, planeación y programación de la adquisición de los bienes, servicios y obras, para suplir las necesidades de la entidad, esto es, cuando los líderes de los proyectos y jefes de áreas, informan sus requerimientos para el desarrollo de su gestión. La elaboración del Plan Anual de Adquisiciones es responsabilidad de los Coordinadores de los Grupos de Servicios Administrativos y de Gestión Contractual.

Para elaborar el Plan Anual de Necesidades, el Coordinador del Grupo de Servicios Administrativos envía un comunicado interno a cada Jefe de área, acompañado del formato expedido por Colombia Compra Eficiente, mediante el cual solicita la remisión de las necesidades de bienes, obra y/o servicios, requeridos para la respectiva vigencia fiscal y las siguientes, cuando aplique, dando las instrucciones del caso, de tal manera que se cuente con los insumos necesarios para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones de la respectiva vigencia fiscal y el Presupuesto de Gasto de Mediano Plazo (PGMP)

Fase de invitación a contratar

Una de las principales actividades es la publicación del pliego de condiciones el cual se trata de un acto de contenido general, que fija los parámetros para comparar las propuestas presentadas por los oferentes y que permite regular los derechos y obligaciones que emanan de la suscripción del contrato

Aparte de contener la invitación a contratar con la administración pública, el pliego de condiciones debe tener la siguiente información mínima relacionada con el contrato a celebrarse:

• La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato.
• La modalidad del proceso de selección y su justificación.
• Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar.
• Las condiciones de costo y/o calidad que la entidad estatal debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.
• Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato.
• Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.
• El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.
• Los riesgos asociados al contrato y  la forma de mitigarlos
• Las garantías exigidas en el proceso de contratación y sus condiciones. 
• La mención de si la entidad estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un acuerdo comercial.
• Los términos, condiciones y minuta del contrato.
• Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.
• El plazo dentro del cual la entidad estatal puede expedir adendas.
• El cronograma

Elaboración de los Estudios Previos

Las dependencias que requieren la contratación, deben elaborar los estudios y documentos previos, con el apoyo de los profesionales del Grupo de Gestión Contractual, de acuerdo con las normas vigentes. Los Estudios Previos servirán de base para la elaboración del pliego de condiciones, o del contrato a suscribir

CONTRACTUAL 

Esta etapa ocurre una vez sea consumada la selección, radica en el perfeccionamiento del contrato con la firma de las partes, es decir la entidad estatal y el contratista para legalmente proceder con la ejecución del contrato y las actividades que se deriven del mismo.

Elaboración del Contrato

El profesional asignado del Grupo de Gestión Contractual, proyectará la correspondiente minuta de contrato, de acuerdo con las condiciones previstas en los Estudios Previos y demás documentos soportes del respectivo proceso de selección, por lo cual el Jefe del área solicitante deberá revisarla y dar su visto bueno, antes de pasarlo a firma del Ordenador del Gasto.  El contratista deberá acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de compensación familiar.

Previamente a la firma de un contrato de prestación de servicios profesionales y/o de Apoyo a la Gestión, el futuro contratista deberá registrar en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP la información de hoja de vida, la cual será habilitada por el profesional asignado del Grupo de Gestión Contractual de LA FUNCIÓN PÚBLICA

Supervisión o Interventoría

La vigilancia y control de los contratos estará a cargo de un Supervisor o Interventor Externo, La designación de la Supervisión está en cabeza del Ordenador del Gasto, quien lo comunicará, a través del correo electrónico enviado por el Coordinador del Grupo de Gestión .Contractual

POSTCONTRACTUAL

Liquidación de los contratos

Procede una vez terminado el mismo, con el fin de efectuar una revisión total de las obligaciones ejecutadas, efectuando los reconocimientos o ajustes económicos a que haya lugar, para declararse a paz y salvo, es decir, es un corte de cuentas.

La liquidación es, normalmente, un acuerdo de voluntades, por lo que es necesario que se agoten todos los recursos con la idea que el  contratista participe activamente en la liquidación (liquidación bilateral)

No serán objeto de liquidación los convenios de cooperación, coordinación y colaboración que no se rijan por la Ley 80 de 1993.